Telefon in der Arztpraxis entlasten: Tipps für den Ordinationsalltag

Das Telefon ist in vielen Ordinationen der lauteste Arbeitsplatz. Morgens und mittags klingelt es praktisch ohne Pause – und oft geht es gar nicht um Akutfälle, sondern um Rezeptverlängerungen, Terminwünsche oder kurze Rückfragen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das Telefon in der Arztpraxis entlasten: mit organisatorischen Tipps und einem klaren Fokus auf die größten Zeitfresser.

Warum das Telefon so viel Zeit frisst

In Hausarztpraxen kommen am Telefon drei Dinge zusammen:

• Stoßzeiten: Viele Patient:innen rufen vor der Arbeit oder in der Mittagspause an.
• Routineanliegen: Rezepte, Bestätigungen, Öffnungszeiten – oft ohne medizinische Dringlichkeit.
• Unterbrechungen: Jeder Anruf unterbricht Empfang, Ordinationsteam und oft auch das laufende Patientengespräch.

Das Ergebnis: Warteschlangen am Apparat, unvollständige Notizen und ein Team, das zwischen Tür, Telefon und Praxissoftware hin- und herwechselt.

Tipps zur Entlastung – ohne große Umstellung

Nicht jede Maßnahme braucht neue Software. Schon kleine Regeln entlasten den Alltag spürbar:

1. Anrufgründe sortieren

Definieren Sie klar, was am Telefon dringend ist und was nicht:

Tabelle

Am Telefon sinnvoll	Besser offline / online
Akute Beschwerden	Rezept für Dauermedikamente
Dringende Rückfragen zur Therapie	Terminwunsch ohne Dringlichkeit
Klärung nach Untersuchung	Allgemeine Praxisinfos

Je klarer die Regel, desto leichter kann das Ordinationsteam Anrufe steuern – höflich, aber konsequent.

2. Ansagetext und Öffnungszeiten nutzen

Eine kurze, aktuelle Ansage spart Rückfragen:

• Wann nimmt die Ordination Anrufe entgegen?
• Für welche Anliegen gibt es Alternativen (Website, Formular, E-Mail)?
• Wie lange dauert die Bearbeitung von Rezeptanfragen in der Regel?

Viele Anrufe entstehen nur, weil Patient:innen den Ablauf nicht kennen.

3. Zeiten für Routineanliegen festlegen

Manche Ordinationen reservieren feste Zeitfenster für Rezept- und Verwaltungsanrufe. Das schützt den Vormittag für Termine und Notfälle. Wichtig: Die Regel muss für Patient:innen leicht auffindbar sein – auf der Website, am Aushang oder in der Ansage.

4. Vollständige Angaben verlangen – auch am Telefon

Unvollständige Anfragen erzeugen Doppelarbeit. Ob am Telefon oder online: Bitten Sie um dieselben Pflichtangaben (z. B. Medikament, Dosierung, Sozialversicherungsnummer). So sinkt die Zahl der Rückrufe.

5. Das Team entlasten, nicht nur den Apparat

Entlastung heißt nicht „weniger Erreichbarkeit“, sondern bessere Kanäle. Das Ordinationsteam soll entscheiden können, wann ein Gespräch nötig ist – und wo es vielleicht gar nicht gebraucht wird.

Der größte Hebel: Rezeptanfragen vom Telefon nehmen

In vielen Praxen sind Rezeptanfragen für Dauermedikamente der häufigste Anruftyp. Der Ablauf ist bekannt:

1. Patient:in ruft an
2. Ordinationsteam notiert
3. Angaben fehlen und ein Rückruf wird nötig
4. Freigabe in der Praxissoftware
5. Patient:in wird erneut informiert

Genau diese Kette lässt sich verkürzen: Die Rezeptanfrage kommt online und vollständig an, die Freigabe bleibt in Ihrer Hand, der Patient / die Patientin wird automatisch informiert.

Mehr zum digitalen Ausstellungsweg finden Sie im Beitrag e-Rezept in der Ordination. Wie Sie ein Rezeptformular auf Ihrer Website einbinden, beschreibt der Artikel Rezeptformular für die Ordinations-Website.

So funktioniert die digitale Entlastung mit MeinRezept

MeinRezept ist ein Online-Rezeptformular für niedergelassene Ordinationen in Österreich – gedacht als Entlastung des Rezepttelefons, nicht als Ersatz für Ihre Praxissoftware.

• Patient:innen stellen die Anfrage über Ihre Website, Ihren Link oder QR-Code – ohne App und ohne Login.
• Das Ordinationsteam sieht alle Anfragen gebündelt in der Ordinationsansicht.
• Nach Freigabe oder Ablehnung werden Patient:innen automatisch per SMS, WhatsApp oder E-Mail benachrichtigt.
• Kompatibel mit gängigen Systemen wie ELGA, INNOMED, ganyMED, LATIDO und CGM PCPO.
• Einrichtung in 10–15 Minuten, ohne IT-Kenntnisse.
• Ab € 39 pro Monat, 30 Tage kostenlos testen.

Was Sie als Nächstes tun können

1. Zählen Sie eine Woche lang, wie viele Anrufe Rezepte betreffen.
2. Legen Sie klare Regeln fest: Was gehört ans Telefon, was nicht?
3. Bieten Sie für Rezepte ein Formular an.
4. Informieren Sie Patient:innen einmalig (Aushang, Website, Ansage).

Schon wenige Schritte reichen oft, damit das Telefon wieder für die Anliegen da ist, die wirklich ein Gespräch brauchen.

Kurzfazit

Das Telefon in der Arztpraxis entlasten Sie am besten in zwei Schritten: organisatorische Regeln für Stoßzeiten und Routineanliegen – und einen digitalen Kanal für Rezeptanfragen. Wer Dauermedikamente vom Apparat nimmt, gewinnt Zeit am Empfang, weniger Unterbrechungen und ruhigere Abläufe für das gesamte Ordinationsteam. Wir wünschen alles Gute bei der Umsetzung!