Arztpraxis entlasten: Telefon, E-Mail, Befunde und Rezeptanfragen im Ordinationsalltag

Morgens ist am Empfang selten nur eine Sache offen. Das Telefon klingelt, im Postfach liegen Mails von gestern, auf dem Tisch liegt ein Befund aus dem Spital, und in der Tür steht jemand, der die Blutdrucktabletten braucht. Der nächste Anruf könnte ein Notfall sein.

Eine Arztpraxis entlasten heißt, diese Routine nicht länger als normal zu betrachten. Wie Sie den Telefonapparat beruhigen, lesen Sie im Beitrag Telefon in der Arztpraxis entlasten.

Was gleichzeitig am Empfang liegt

Notfälle müssen sofort dran sein. In derselben Leitung wartet oft jemand wegen der Ordinationszeiten, eines Labors oder eines Rezeptes. Was es ist, hört man erst beim Abheben.

Anrufe reißen den Vormittag auseinander. An der Anmeldung läuft ein Gespräch, in der Praxissoftware ist eine Kartei offen, im Sprechzimmer sitzt jemand. Fehlen Präparat, Stärke oder Packungsgröße, wird daraus ein zweiter Anruf.

E-Mail sollte das Telefon entlasten, ist in vielen Ordinationen aber die zweite Stressquelle. Rezeptwunsch, Fotos von Ausschlägen, Fragen der Tochter, Befunde als Anhang: alles in einem Postfach. Läutet das Telefon, bleibt die E-Mail liegen.

Befunde kommen vom Spital, vom Facharzt oder als Ausdruck, und jemand muss sie der Kartei zuordnen.

Bürokratie wartet daneben: Überweisungen, Bestätigungen, Rückfragen der Krankenkasse, Dokumentation.

Rezeptanfragen für Dauermedikamente kommen dazwischen per E-Mail oder Anruf und müssen freigegeben oder abgelehnt werden. Nicht selten bedarf es eines Rückrufs beim Patienten, z. B. weil dessen e-card benötigt wird (einmal pro Quartal).

Was Sie davon wegnehmen können

Am meisten Zeit lässt sich sparen, indem man Routineaufgaben verbessert. Allen voran ist dafür die Rezeptanfrage ein Dauerbrenner. Bei einer Anfrage per Telefon oder E-Mail fehlt oft die genaue Bezeichnung des Präparats, die Stärke oder die Packungsgröße.

Mit einem digitalen Formular lassen sich solche Rezeptanfragen bündeln und die notwendigen Daten gezielt vom Patienten abfragen. Noch sinnvoller: die automatische Benachrichtigung nach Verschreibung oder Ablehnung.

Das Formular auf der eigenen Website

Ein digitales Rezeptformular sollte einfach per Link aufrufbar sein oder direkt auf Ihrer Website platziert werden. Eine eigene App ist meist nicht empfehlenswert, da sie unnötigen Aufwand für Patienten und Kompatibilitätsprobleme (alte Smartphones etc.) verursacht. Mit einem Online-Formular sind Sie dabei gut aufgestellt.

Die Patient/innen öffnen es im Browser und geben alle notwendigen Daten gleich an (SV-Nummer, Name, Medikamentenwunsch). Die Anfragen landen dann zentral und übersichtlich zur weiteren Bearbeitung bei Ihnen.

Im Idealfall sollte das Rezeptformular gleich einige Optionen berücksichtigen:

• ein Hinweis, etwa wie lange die Bearbeitung dauert und was darüber nicht bestellt werden kann (z. B. Supplements etc.)
• ein Hinweis zu Dauermedikamenten
• wie viele Medikamente in eine Anfrage enthalten sein dürfen
• ob eine Benachrichtigung erfolgt (etwa per E-Mail oder SMS), damit Patienten nicht nachfragen müssen
• Ablehnungsgründe, die öfter vorkommen, etwa eine abgelaufene e-card-Sitzung oder keine bekannte Dauermedikation

So läuft die digitale Rezeptanfrage mit MeinRezept

MeinRezept ist der Formular-Standard für niedergelassene Ordinationen in Österreich und Deutschland und ist für den stressigen Alltag ausgelegt. Die Software bietet allen voran:

• Einbindung auf der eigenen Website, plus Link, QR-Code oder Wartezimmer-Aushang.
• Eine sichere Datenübertragung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (ISO-27001-zertifiziert).
• Kompatibilität mit ELGA, INNOMED, ganyMED, LATIDO, CGM PCPO und CGM MEDXPERT.
• Einrichtung ohne IT-Fachmann in etwa 5–10 Minuten, nutzbar auf Windows- und Apple-Geräten.

Seit 2022 gibt es das e-Rezept in papierloser Form in Österreich, und die Anfragen nach Rezepten nehmen stetig zu. Mehr dazu im Beitrag e-Rezept in der Ordination.

Kurzfazit

Der Alltag in der Arztpraxis ist hektisch und dank Bürokratie noch viel stressiger als er sein sollte. Ziel ist es, Routineaufgaben zu vereinfachen. Allen voran lässt sich bei der Rezeptanfrage für Dauermedikamente Zeit sparen, indem die Arztpraxis auf ein digitales Online-Formular umsteigt, anstatt Rezeptanfragen per E-Mail oder am Telefon entgegenzunehmen.