# Telefon in der Arztpraxis entlasten: Tipps für den Ordinationsalltag So entlasten Sie das Telefon in der Arztpraxis: Praktische Tipps gegen Dauerläuten am Empfang – und warum Rezeptanfragen online den größten Effekt bringen. Autor: Matthias Lang Veröffentlicht: 2026-08-13T00:00:00+02:00 Aktualisiert: 2026-08-13T00:00:00+02:00 Das Telefon ist in vielen Ordinationen der lauteste Arbeitsplatz. Morgens und mittags klingelt es praktisch ohne Pause – und oft geht es gar nicht um Akutfälle, sondern um **Rezeptverlängerungen**, Terminwünsche oder kurze Rückfragen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das Telefon in der Arztpraxis entlasten: mit organisatorischen Tipps und einem klaren Fokus auf die größten Zeitfresser. E-Mail, Befunde und den übrigen Empfang sortiert der Beitrag [Arztpraxis entlasten](/blog/arztpraxis-entlasten). ![Empfang einer Arztpraxis beim Telefonat](/arztpraxis-empfang-telefonieren.jpg "Telefon am Empfang: Viele Anrufe betreffen Routineanliegen") ## Warum das Telefon so viel Zeit frisst In Hausarztpraxen kommen am Telefon drei Dinge zusammen: - **Stoßzeiten**: Viele Patient/innen rufen vor der Arbeit oder in der Mittagspause an. - **Routineanliegen**: Rezepte, Bestätigungen, Öffnungszeiten – oft ohne medizinische Dringlichkeit. - **Unterbrechungen**: Jeder Anruf unterbricht den Empfang, das Ordinationsteam und oft auch das laufende Patientengespräch. Das Ergebnis: Warteschlangen am Apparat, unvollständige Notizen und ein Team, das zwischen Tür, Telefon und Praxissoftware hin- und herwechselt. ## Tipps zur Entlastung – ohne große Umstellung Nicht jede Maßnahme braucht neue Software. Schon kleine Regeln entlasten den Alltag spürbar: ### 1. Anrufgründe sortieren Definieren Sie klar, was am Telefon dringend ist und was nicht: | Am Telefon sinnvoll | Besser offline / online | | --- | --- | | Akute Beschwerden | Rezept für Dauermedikamente | | Dringende Rückfragen zur Therapie | Terminwunsch ohne Dringlichkeit | | Klärung nach Untersuchung | Allgemeine Praxisinfos | Je klarer die Regel, desto leichter kann das Ordinationsteam Anrufe steuern – höflich, aber konsequent. ### 2. Ansagetext und Öffnungszeiten nutzen Eine kurze, aktuelle Ansage spart Rückfragen: - Wann nimmt die Ordination Anrufe entgegen? - Für welche Anliegen gibt es Alternativen (Website, Formular, E-Mail)? - Wie lange dauert die Bearbeitung von Rezeptanfragen in der Regel? Viele Anrufe entstehen nur, weil Patient/innen den Ablauf nicht kennen. ### 3. Zeiten für Routineanliegen festlegen Manche Ordinationen reservieren feste Zeitfenster für Rezept- und Verwaltungsanrufe. Das schützt den Vormittag für Termine und Notfälle. Wichtig: Die Regel muss für Patient/innen leicht auffindbar sein – auf der Website, am Aushang oder in der Ansage. ### 4. Vollständige Angaben verlangen Unvollständige Anfragen erzeugen Doppelarbeit. Ob am Telefon oder online: Bitten Sie um dieselben Pflichtangaben (z. B. Medikament, Dosierung, Sozialversicherungsnummer). So sinkt die Zahl der Rückrufe. ### 5. Das Team entlasten, nicht nur den Apparat Entlastung heißt nicht „weniger Erreichbarkeit“, sondern **bessere Kanäle**. Das Ordinationsteam soll entscheiden können, wann ein Gespräch nötig ist – und wann es vielleicht gar nicht gebraucht wird. ## Der größte Hebel: Rezeptanfragen vom Telefon nehmen In vielen Praxen sind **Rezeptanfragen für Dauermedikamente** der häufigste Anruftyp. Der Ablauf ist bekannt: 1. Patient/in ruft an 2. Ordinationsteam notiert 3. Angaben fehlen, und ein Rückruf wird nötig 4. Freigabe in der Praxissoftware 5. Patient/in wird erneut informiert Genau diese Kette lässt sich verkürzen: Die Rezeptanfrage kommt **online und vollständig** an, die Freigabe bleibt in Ihrer Hand, der bzw. die Patient/in wird automatisch informiert. Mehr zum digitalen Ausstellungsweg finden Sie im Beitrag [e-Rezept in der Ordination](/blog/e-rezept-ordination-oesterreich). Wie Sie ein Rezeptformular auf Ihrer Website einbinden, beschreibt der Artikel [Digitale Rezeptanfragen: Formular auf der Homepage einbauen](/blog/digitale-rezeptanfragen-homepage-einbauen). ![Rezeptformular auf dem Smartphone](/mein-rezept-formular-auf-smartphone.jpg "Rezeptanfrage online statt am Telefon") ## So funktioniert die digitale Entlastung mit MeinRezept MeinRezept ist ein Online-Rezeptformular für niedergelassene Ordinationen in Österreich – gedacht als Entlastung des Rezepttelefons, nicht als Ersatz für Ihre Praxissoftware. - Patient/innen stellen die Anfrage über Ihre Website, Ihren Link oder QR-Code – **ohne App und ohne Login**. - Das Ordinationsteam sieht alle Anfragen gebündelt in der Ordinationsansicht. - Nach Freigabe oder Ablehnung werden Patient/innen **automatisch** per SMS, WhatsApp oder E-Mail benachrichtigt. - Kompatibel mit gängigen Systemen wie **ELGA, INNOMED, ganyMED, LATIDO, CGM PCPO und CGM MEDXPERT**. - Einrichtung in **10–15 Minuten**, ohne IT-Kenntnisse. - Ab **€ 39 pro Monat** (kann 30 Tage kostenlos getestet werden). ![Ordinationsansicht mit Rezeptanfragen](/mein-rezept-ordinationsansicht.png "Gebündelte Rezeptanfragen statt Einzelanrufe") ## Was Sie als Nächstes tun können 1. Zählen Sie eine Woche lang, wie viele Anrufe Rezepte betreffen. 2. Legen Sie klare Regeln fest: Was gehört ans Telefon, was nicht? 3. Bieten Sie für Rezepte ein Formular an. 4. Informieren Sie Patient/innen einmalig (Aushang, Website, Ansage). Schon wenige Schritte reichen oft, damit das Telefon wieder für die Anliegen frei ist, die wirklich ein Gespräch brauchen. ## Kurzfazit Das Telefon in der Arztpraxis entlasten Sie am besten in zwei Schritten: organisatorische Regeln für Stoßzeiten und Routineanliegen – und einen digitalen Kanal für Rezeptanfragen. Wer Dauermedikamente vom Apparat nimmt, gewinnt Zeit am Empfang – mit weniger Unterbrechungen und ruhigeren Abläufen für das gesamte Ordinationsteam. Wir wünschen alles Gute bei der Umsetzung!